Le rôle du secrétaire de CE ou CHSCT dans la rédaction du compte rendu de réunion
Au cœur des IRP, le secrétaire du comité d’entreprise ou du CHSCT a un rôle primordial. Après avoir été élu, il a principalement en charge la rédaction des comptes rendus de réunion. Ces derniers, après approbation, deviendront des procès-verbaux de réunion accessibles pour tous les salariés.
Le secrétaire de CE aux yeux de la loi

Si l’on se réfère au Code du travail, les missions du secrétaire sont multiples. Le rôle du secrétaire de CE est d’abord de définir l’ordre du jour des réunions avec l’employeur, avec une communication aux membres de l’instance trois jours minimum avant la séance (art. L.2325-15 ; L.2325-16). Ensuite, la mission principale du secrétaire de CE concerne la retranscription de la réunion et des échanges. Ainsi, « les délibérations des comités d’entreprise sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire et communiqués à l’employeur et aux membres du comité » (art. R.2325-3). Enfin, après avoir été adopté, le procès-verbal du CE ou du CHSCT « peut être diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du CE, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité » (art. L.2325-21). En revanche, libre au secrétaire de choisir le format du compte rendu, que ce soit une synthèse ou un mot-à-mot, pourvu qu’il y ait eu une approbation des élus.

Des délais stricts à respecter

Si la loi ne s’épanche pas davantage sur les missions du secrétaire, elle ne fait pas honneur à la quantité de travail qui lui incombe. Accompagné du trésorier, il doit ainsi s’occuper de l’ordre du jour, de la rédaction des procès-verbaux et de leur diffusion, mais aussi de la gestion administrative du comité d’entreprise. Il s’occupe ainsi de la réception des documents, de la communication auprès des autres membres, et tant d’autres missions au quotidien (distribution chèques vacances, gestion du patrimoine, etc.).

Qui plus est, il doit faire attention à respecter les délais légaux pour les procès-verbaux. Avant la loi Rebsamen, le secrétaire était plutôt libre sur les délais. Depuis le passage de cette loi en 2015, la rédaction du compte rendu de réunion doit se faire dans un délai établi par un accord entre employeur et syndicat, ou par un accord employeur et CE adopté à majorité des élus titulaires de l’instance. Faute d’accord, un décret donne les règles suivantes :

• Le procès-verbal est rédigé et transmis à l’employeur, via le secrétaire, jusqu’à 15 jours après la réunion concernée.
• En cas de réunion prévue dans ce délai de 15 jours, le procès-verbal précédent doit être établi avant le début de la réunion.
• Dans le cadre d’une procédure de licenciement économique avec un plan de sauvegarde de l’emploi, il est ramené à 3 jours (art. L. 1233–30 du Code du travail).
• Dans le cadre d’un redressement ou d’une liquidation judiciaire, il est ramené à 1 jour.

Le droit à une assistance externe

En résumé, les missions du secrétaire de CE ou de CHSCT sont nombreuses, et la charge de travail peut vite devenir importante. Grâce au budget de fonctionnement du CE (0,2%), le secrétaire peut notamment externaliser la rédaction des comptes rendus de réunion de CE ou de CHSCT. C’est une pratique légale et de plus en plus plébiscitée pour regagner du temps au profit des salariés. En outre, cela offre au secrétaire l’assurance d’un travail de qualité, réalisé par des professionnels comme Prise de notes, et qui permet de participer pleinement aux échanges lors des réunions. Le secrétaire reste bien sûr le seul responsable du procès-verbal qui sera diffusé, mais cette assistance de rédaction de compte rendu est forcément la bienvenue.